Việc xây dựng sẵn một quy trình phục vụ quán cafe khoa học, hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng. Điều này giúp cho công việc kinh doanh luôn diễn ra thuận lợi, trơn tru đồng thời nhân viên cũng không bị lúng túng trong những lúc quán đông khách. Tìm hiểu quy trình hoạt động đúng chuẩn cùng một số lưu ý để dễ dàng thành công trong bài viết dưới đây.

Quy trình phục vụ quán cafe hiệu quả

Một quy trình phục vụ quán cafe hiệu quả sẽ bao gồm 6 bước cơ bản là: Mở cửa chào khách, lên order, trả đồ uống cho khách, giữ vệ sinh quán, bảo quản dụng cụ và phối hợp, hỗ trợ các bộ phận khác. Sau đây là thông tin chi tiết về từng bước cụ thể mà bạn nên tham khảo.

1. Mở cửa quán, chào khách

Chất lượng dịch vụ tốt sẽ mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Điều này rất được chú trọng trong hoạt động kinh doanh quán cafe. Nguyên tắc chung là khi khách hàng tới quán, nhân viên phục vụ phải mở cửa và chào đón khách với thái độ vui vẻ và đưa quán vào vị trí bàn phù hợp hoặc đã đặt trước.

Nếu không gian quán rộng, có nhiều tầng hay nhiều khu vực khác nhau thì tốt nhất nhân viên phục vụ kiểm tra lại sơ đồ bàn trên phần mềm quản lý bán hàng quán cafe để tìm bàn trống và đưa khách tới tận nơi. Điều này tránh được tình trạng khách hàng phải đi lại nhiều hoặc đứng chờ đợi lâu khi nhân viên đi tìm bàn.

2. Order thức uống, đồ ăn vặt cho khách

Order thức uống, đồ ăn vặt cho khách là bước tiếp theo trong quy trình phục vụ quán cafe sau khi nhân viên đã đón khách. Việc phải chờ đợi lâu ở bước này thường khiến khách hàng có trải nghiệm không tốt tại quán.

Thay vì ghi order bằng giấy bút thủ công, bạn nên trang bị cho nhân viên phục vụ quán cafe Tablet hoặc ứng dụng order mặt hàng trên điện thoại thông minh. Đây là giải pháp vừa hiện đại, vừa chuyên nghiệp, giúp tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.

Ngoài ra, trong quá trình gọi món, nhân viên phục vụ nên tư vấn thêm cho khách về các đồ uống, món ăn nhẹ nổi bật trong quán. Việc hỏi thêm nhu cầu của khách về đồ uống như giảm đường, giảm chua hay thêm sữa cũng rất cần thiết.

Sau khi khách order xong, đơn hàng cần được chuyển đến quầy thu ngân và quầy pha chế. Nếu có phần mềm quản lý quán cafe, công đoạn này sẽ diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và chính xác hơn.

Đối với một số quán cafe nhỏ, kinh doanh theo kiểu truyền thống thì khách có thể order món và thanh toán ngay tại quầy thu ngân trước khi vào bàn. Bên cạnh đó, nhân viên phục vụ cũng kiêm luôn công việc thu tiền và pha chế.

Xem thêm: Mở Quán Cafe Bóng Đá: Bật Mí Kinh Nghiệm Từ A Đến Z Để Thành Công

3. Trả đồ order

Ngay sau khi đồ order chuẩn bị xong, nhân viên phục vụ cần di chuyển nhanh đến quầy pha chế để lấy và trả tại bàn cho khách. Trường hợp sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, họ sẽ nhận được thông báo ngay trên ứng dụng.

Khi trả đồ order cho khách, nhân viên cần hết sức cẩn thận. Việc làm đổ đồ uống, đổ vỡ ly chén sẽ mang lại trải nghiệm cực kỳ không tốt cho khách hàng. Một số cửa hàng kinh doanh cafe hiện đại còn sử dụng thẻ rung để khách tự tới quầy pha chế để lấy đồ ngay khi đã được chuẩn bị xong.

4. Vệ sinh quán sạch sẽ

Công việc vệ sinh quán cần được thực hiện nhanh chóng sau khi khách cũ ra về để đón lượt khách tiếp theo. Bàn ghế phải luôn sạch sẽ, gọn gàng; cốc, ly, đĩa đựng thức ăn phải thu dọn nhanh. Mọi loại rác hay đồ vật không cần thiết đều không được phép vương vãi trên bàn, nền nhà.

Ngoài việc dọn dẹp ở khu vực đón khách, tiếp khách thì sân vườn, nhà vệ sinh cũng cần đảm bảo sạch sẽ. Sự góp mặt của mùi hôi khó chịu và các loại côn trùng sẽ khiến khách hàng nghi ngờ về chất lượng đồ uống của bạn.

Đồng phục của nhân viên phục vụ quán cafe cũng cần phải đồng bộ, tóc tai gọn gàng. Đặc biệt, họ không được nuôi móng tay vì điều này dễ gây tích tụ vi khuẩn, ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống của khách. Những quy định về vệ sinh cần được ghi rõ trong bản nội quy của quán.

5. Bảo quản dụng cụ làm việc tại quán cafe

Việc bảo quản tốt dụng cụ, nguyên liệu tại quán cafe sẽ hạn chế thất thoát, tiết kiệm được chi phí trang bị, mua sắm cho người kinh doanh. Công việc này thường được giao cho nhân viên phục vụ và nhân viên pha chế.

Nhân viên cần báo cáo ngay với quản lý khi các dụng cụ, thiết bị hay nguyên liệu trong quán bị thất thoát hoặc hư hỏng. Tuyệt đối tránh tình trạng không đáp ứng được nhu cầu của khách khiến họ phải di chuyển tới một quán cafe khác dẫn tới mất khách.

6. Cùng phối hợp, hỗ trợ các bộ phận khác

Để quán cafe có thể vận hành trơn tru, các bộ phận trong quán từ phục vụ, pha chế, thu ngân cho tới quản lý cần phải phối hợp với nhau nhuần nhuyễn. Ngoài việc cố gắng thực hiện tốt công việc được phân công, toàn bộ nhân viên cần phải hỗ trợ nhau trong công việc và làm theo chỉ đạo của chủ quán.

Tham khảo: Kinh Doanh Spa: Vấn Đề Cần Chuẩn Bị Và Kinh Nghiệm Quan Trọng

Công việc của nhân viên phục vụ quán cafe đúng quy trình

Nhân viên phục vụ nếu muốn làm việc hiệu quả cần thực hiện đầy đủ các công việc từ khi vào ca, đón tiếp và phục vụ khách, tới lúc dọn dẹp, tổng kết ca và ra về theo đúng quy trình.

Vào ca:

• Chấm công.
• Thay trang phục, sửa soạn tóc tai gọn gàng phù hợp với quy định quán. Đối với nhân viên nữ, có thể trang điểm nhẹ nhàng để trông tươi tắn hơn.
• Giữ thái độ niềm nở, tươi cười khi chào đón và trong suốt quá trình phục vụ khách. Những cảm xúc cá nhân là yếu tố làm ảnh hưởng đến chất lượng ca làm việc nên nhân viên cần kiểm soát tốt chúng.
• Tham gia buổi họp giao ban đầu ca theo sự sắp xếp của quản lý để nắm được công việc cụ thể mỗi ngày.

Chuẩn bị đầu giờ:

• Kiểm tra các vật dụng, thiết bị có trong quán, nếu phát hiện bất thường cần báo ngay cho quản lý.
• Vệ sinh, quét dọn quán từ sàn nhà, sảnh, nhà vệ sinh cho tới bàn ghế, kệ đựng đồ đạc, nguyên liệu.
• Chuẩn bị các dụng cụ trên bàn khách như khăn giấy, lót ly, gạt tàn, sọt rác, menu,…
• Theo dõi liên tục lượng nguyên liệu và hàng bán trong ngày.

Phục vụ khách:

• Đứng hoặc ngồi tại vị trí cho phép khi chưa có khách. Luôn giữ trật tự, không bấm điện thoại, không làm việc riêng. Nên cẩn thận quan sát, và kịp thời nhận biết khi khách vào quán.
• Chào hỏi khách ngay khi họ bước vào quán, chủ động tiếp chuyện với khách và chỉ dẫn vị trí bàn. Chú ý, chọn bàn phù hợp với số lượng khách và nhu cầu của họ.
• Gửi menu cho khách xem theo đúng thứ tự từ người lớn tuổi (nữ – nam), trẻ em cho tới phụ nữ và nam giới trẻ tuổi. Nhân viên có thể đứng trực diện với khách hàng, tuyệt đối không được đứng sau lưng khách hoặc xoay lưng về phía khách. Trong khi khách xem menu, nên tận dụng thời gian này để lấy nước lọc cho khách.
• Chú ý lắng nghe, ghi order cẩn thận, chính xác và đầy đủ kể cả những lưu ý mà khách hàng dặn dò về đồ ăn, thức uống. Tốt nhất, hãy luôn nhắc lại một nữa những món khách đã gọi và kết thúc bằng câu nói quen thuộc “Xin khách hàng vui lòng chờ quán ít phút ạ!”

Có thể bạn quan tâm: Khai Trương Quán Cafe: Bước Thực Hiện Và Mẹo Marketing Hiệu Quả

• Tới quầy thu ngân gửi phiếu order và chuẩn bị sẵn những vật dụng, công cụ phù hợp để phục vụ khách.
• Chú ý quan sát khách xem họ có yêu cầu gì thêm không và thực hiện.
• Khi thức uống khách order hoàn tất, nhân viên phục vụ phải kiểm tra một lần nữa trước khi mang cho khách. Trả đồ cho khách theo thứ tự: người lớn tuổi, trẻ em, khách nữ, khách nam và kết thúc bằng câu “Chúc khách hàng dùng ngon miệng ạ!”
• Trở lại chỗ đứng theo quy định và quan sát, để ý tới cảm nhận của khách khi thưởng thức đồ uống, món ăn. Nếu khách thể hiện sự không hài lòng, cần báo cáo với quản lý để giải quyết.
• Khi khách gọi tính tiền, nhanh chóng in hóa đơn tính tiền và đưa cho khách. Khi khách trả tiền, cần kiểm tra, xác nhận với khách số tiền thực nhận và số tiền cần trả lại.
• Kết thúc quy trình phục vụ quán cafe, nhân viên cần chào khách ra về, mở cửa cho khách và hẹn gặp lại khách.

Cuối ca làm việc:

• Dọn dẹp, kiểm tra các vật dụng có đầy đủ hay không. Báo với quản lý tình hình kinh doanh trong ngày, bàn giao những việc cần làm cho ca sau.
• Trường hợp làm việc ca cuối trong ngày, nhân viên cần dọn dẹp tất cả những vật dụng, dụng cụ, tránh làm thất thoát, hư hỏng ngay khi khách hàng ra về.
• Quét dọn quán, lau chùi bàn ghế.
• Kiểm tra kỹ các thiết bị điện, khu vực sàn nhà, đèn, máy lạnh khi ra về.
• Nhân viên cuối cùng ra về phải tắt cầu dao điện, báo quản lý những vấn đề liên quan.

Tìm hiểu thêm: Chiến Lược Marketing: Thành Tố Cơ Bản Và Cách Xây Dựng Hiệu Quả

Một số lưu ý trong quy trình phục vụ quán cafe

Trong quy trình phục vụ quán cafe chuyên nghiệp, bạn cũng cần lưu ý thêm một số vấn đề quan trọng sau:

• Để quy trình phục vụ quán cafe diễn ra thuận lợi, trơn tru và tiết kiệm sức lao động cho nhân viên, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết.
• Nhân viên phục vụ cần nắm vững các loại đồ ăn, thức uống có trong quán và kiến thức cơ bản về từng loại để giới thiệu cho khách bất cứ khi nào cần thiết.
• Trong khi quán đông khách, việc nhầm lẫn món ăn và đồ uống giữa các bàn là điều thường gặp phải. Để giải quyết tình trạng này, áp dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp nhân viên dễ dàng order món và ghi chú theo số bàn cho khách trên thiết bị điện tử một cách nhanh chóng.
• Trong suốt quá trình phục vụ, nhân viên cần giữ thái độ ân cần, vui vẻ và chú tâm lắng nghe, đồng thời đáp ứng những yêu cầu cần thiết của khách. Yếu tố này sẽ giúp quán mang đến trải nghiệm ăn uống tốt nhất cho khách hàng, hỗ trợ đạt được mục tiêu kinh doanh.

Quy trình phục vụ quán cafe bao gồm nhiều bước, nhiều công đoạn tương đối phức tạp. Tuy nhiên khi đã thực sự hiểu và ghi nhớ, chúng ta có thể áp dụng nó một cách nhuần nhuyễn và hiệu quả. Điều quan trọng hơn hết chính là thái độ tiếp thu và chấp hành nội quy, quy định của nhân viên quán.