Bên cạnh thư mời nhận việc, thư thông báo trúng tuyển thì thư từ chối ứng viên cũng rất cần thiết. Nó cho thấy sự chuyên nghiệp của một cá nhân, tổ chức, đồng thời giúp người tìm việc có cái nhìn thiện cảm hơn về công ty. Vậy làm sao để nhà tuyển dụng có thể từ chối ứng viên một cách tinh tế và khéo léo? Dưới đây là một số mẫu thư bạn đọc có thể tham khảo.

Vì sao cần gửi thư từ chối ứng viên?

Thư từ chối ứng viên là loại thư không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng của một công ty. Đây là công việc mà bộ phận nhân sự sẽ phải thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay có khá nhiều công ty chỉ liên hệ, gửi thư đến những ứng viên trúng tuyển. Điều này sẽ tạo ấn tượng xấu cho những người tìm việc, đặt họ trong trạng thái chờ đại kéo dài và vô tình khiến sự chuyên nghiệp của công ty giảm đi rất nhiều.

Xem thêm: Các Chỉ Tiêu KPI Cho Nhân Viên Kinh Doanh Quan Trọng Nhất

Nếu như một lá thư mời nhận việc mang đến sự vui vẻ, niềm hân hoan cho ứng viên thì lá thư từ chối ứng viên sẽ ngược lại – nó mang đến sự thất vọng, buồn và hụt hẫng. Chính vì vậy, việc gửi một lá thư từ chối tinh tế, khéo léo là rất cần thiết, đồng thời nó thể hiện phong cách ứng xử tinh tế và chuyên nghiệp của một công ty.

Gửi thư từ chối nhận việc đến những ứng viên không đạt yêu cầu có những ý nghĩa như:

• Thư gửi cho ứng viên thể hiện sự tôn trọng của công ty đối với ứng viên, trong mắt ứng viên, hình ảnh của công ty bạn vẫn đẹp. Thậm chí, họ có thể giới thiệu đến bạn bè, người thân vào ứng tuyển.
• Đây là cách để ứng viên tiết kiệm được thời gian, tạo ra cho họ nhiều cơ hội đi tìm hiểu các vị trí khác, thay vì tốn thời gian chờ đợi phản hồi từ công ty của bạn. Ngoài ra, thư từ chối cũng sẽ giúp bạn quản lý thông tin ứng viên tốt hơn nếu họ một lần nữa gửi email đến công ty.
• Ứng viên có cơ hội để nhìn nhận khả năng, kinh nghiệm và năng lực của bản thân, giúp họ nâng cao thêm kỹ năng, trình độ để có nhiều cơ hội việc làm hơn.

Các bước viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp

Thư từ chối nên được gửi đến ứng viên ít nhất 1 ngày sau khi họ đã mail ứng tuyển và bạn thấy không đạt. Hoặc sau khi họ đã đến phỏng vấn mà bạn thấy không phù hợp thì hãy gửi mail từ chối 1 ngày sau đó.

Trong trường hợp nếu họ đã trải qua nhiều vòng phỏng vấn, nhà tuyển dụng thấy được kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm của họ nhưng chưa cần đến họ, họ chưa phù hợp, thì bạn cũng nên gửi thư từ chối sớm để họ có thể đi tìm những công việc khác phù hợp hơn.

Cách viết thư từ chối ứng viên nên có đầy đủ 3 phần như sau:

• Phần mở đầu: Đây là phần nhắc lại những thông tin, vị trí mà ứng viên ứng tuyển để thể hiện sự tôn trọng của công ty với họ.
• Phần thân thư: Gửi lời cảm ơn đến ứng viên vì đã ứng tuyển/tham gia phỏng vấn – điều này giúp ứng viên bớt cảm thấy thất vọng khi bị từ chối. Sau đó, bạn cần nêu lý do công ty không chọn họ, có thể nêu ra những ý kiến mang tính xây dựng để họ rút kinh nghiệm và tăng khả năng trúng tuyển ở lần sau.
• Phần kết thư: Chúc ứng viên sớm tìm được công việc mới phù hợp hoặc giới thiệu đến ứng viên những vị trí khác mà công ty đang tuyển dụng.

Một số mẹo nên biết khi viết thư từ chối

Viết thư từ chối chưa bao giờ là đơn giản, bởi bạn phải làm sao để “xoa dịu nỗi buồn” của ứng viên khi nhận được kết quả không như mong đợi. Một số mẹo bạn có thể áp dụng khi viết thư từ chối gồm:

• Thể hiện sự cá nhân hóa

Để cho ứng viên thấy rằng bạn đã dành thời gian liên lạc với họ, hãy luôn cá nhân hóa lá từ chối hay thậm chí cả thư mời phỏng vấn, thư mời nhận việc. Cách làm rất đơn giản, hãy nhắc tên của họ trong mail, ghi rõ vị trí mà họ ứng tuyển và cung cấp khái quát phản hồi về cuộc phỏng vấn của họ.

• Cảm ơn ứng viên rồi đi thẳng vào vấn đề

Hãy nói lời cảm ơn đến ứng viên đã quan tâm đến công ty, cho họ thấy rằng bạn đánh giá cao thời gian họ đã bỏ ra cho việc ứng tuyển và phỏng vấn. Tuy nhiên bạn không nên vòng vo về quyết định từ chối hồ sơ nhưng vẫn đảm bảo lịch sự. Hãy cho họ biết họ không được nhận công việc, sau đó đi vào chi tiết việc khen ngợi những phẩm chất tốt đẹp của họ. Hãy cho ứng viên thấy rằng không phải họ không giỏi mà chỉ là họ chưa phù hợp với công việc của công ty.

Tham khảo ngay: Mô Tả Công Việc Chăm Sóc Khách Hàng Chi Tiết Nhất

• Đưa ra phản hồi nhưng không quá nhiều

Bạn có thể thêm các giá trị vào thư từ chối ứng viên với ý nghĩa xây dựng. Điều này cho thấy bạn nghiêm túc với họ, thậm chí giúp họ tìm được việc, cải thiện ấn tượng của họ về công ty. 

Một mẹo khác là bạn hãy đánh giá cao các thế mạnh của họ như cách họ thể hiện. Có nghĩa là, bạn hãy dành cho họ những lời khen nhưng cũng đồng thời đưa ra những lý do tại sao họ không được chọn cùng những lời góp ý chân thành.

• Gửi lời chúc

Để kết thúc thư từ chối ứng viên, bạn hãy cảm ơn họ một lần nữa và chúc họ may mắn khi tìm một công việc khác. Một lời chúc sẽ khiến họ có động lực hơn, đồng thời điều này sẽ giúp ứng viên có những ấn tượng tốt và lâu dài với công ty.

Bạn cũng có thể nhờ họ cung cấp các phản hồi về trải nghiệm tìm việc của họ, giúp công ty có thể cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.

• Chú ý kiểm tra kỹ thư trước khi gửi

Trước khi gửi thư, hãy chắc chắn thư được viết rõ ràng, không có lỗi chính tả hay lỗi đánh máy. Hãy để ứng viên thấy bạn được tôn trọng, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân bạn.

4 mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và lịch sự

Tùy vào thời điểm từ chối phỏng vấn cũng như lý do từ chối mà cách viết thư cũng sẽ khác nhau.

1. Trường hợp ứng viên không vượt qua vòng CV

Có nhiều người nghĩ rằng, ở vòng gửi CV thì sẽ không cần gửi thư từ chối. Tuy nhiên, đây là phép lịch sự tối thiểu mà các nhà tuyển dụng cần phải biết. Một mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế, ngắn gọn sẽ tốt hơn là sự im lặng. Điều này cũng giúp ứng viên không phải chờ đợi quá lâu và chủ động đi tìm kiếm một công việc khác phù hợp hơn.

Mẫu thư tham khảo

“Thân gửi…….. (tên ứng viên),

Mình là……. (tên của nhà tuyển dụng), đến từ công ty…… (tên công ty). Mình đã nhận được hồ sơ ứng tuyển vào vị trí…… của bạn. Rất cảm ơn vì bạn đã quan tâm và ứng tuyển công việc này.

Tuy nhiên, sau khi xem xét hồ sơ và thông tin của bạn trên CV, mình nhận thấy bạn chưa thực sự phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn.

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc tiếp theo và trong tương lai gần chúng ta có thể được hợp tác với nhau.

Trân trọng,

Ký tên”

2. Trường hợp ứng viên đã vượt qua 1 vòng phỏng vấn

Quy trình tuyển dụng của một số công ty thường trải qua nhiều bước, nhiều vòng khác nhau. Ứng viên có thể vượt qua vòng 1 nhưng ở những vòng phỏng vấn sau lại không đạt. Lúc này nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối như một lời động viên, khích lệ và thể hiện sự trân trọng đến họ.

Mẫu thư từ chối

“Thân gửi/Mến gửi…… (tên ứng viên).

Một lần nữa, công ty xin cảm ơn bạn đã tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí……. (vị trí ứng tuyển). Với những gì bạn đã thể hiện cùng sự nhiệt tình, cố gắng, công ty đánh giá rất cao trong vòng phỏng vấn này. Tuy nhiên, sau khi xem xét và bàn bạc lại, chúng tôi chỉ có thể lựa chọn một số ứng viên ấn tượng để đồng hành.

Bạn đừng quá buồn, chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và liên hệ với bạn trong tương lai khi công ty có nhu cầu tuyển dụng vị trí mới  trong thời gian tới.

Hy vọng bạn sẽ luôn gặp nhiều may mắn khi tìm việc và có được một công việc phù hợp.

Trân trọng,

Ký tên”

3. Thư từ chối ứng viên vốn có khả năng được chọn, nhưng không nằm trong danh sách trúng tuyển

Có rất nhiều trường hợp, công ty chỉ tuyển một số lượng nhân sự nhất định nhưng danh sách lựa chọn khá nhiều. Trường hợp này sẽ thật đáng tiếc cho những ứng viên tiềm năng vì họ có kỳ vọng cao sau buổi phỏng vấn. Lúc này, thư từ chối ứng viên hãy kèm theo một cuộc gọi điện để phản hồi và cảm ơn, đồng thời thể hiện rằng bạn muốn được giữ liên lạc với họ trong tương lai.

Mẫu thư từ chối

“…… thân mến (tên ứng viên),

Chúng tôi cảm ơn bạn đã dành thời gian để tham gia ứng tuyển và phỏng vấn vị trí…….. Ngay từ đầu, chúng tôi đã rất ấn tượng về CV cũng như những gì bạn đã thể hiện qua các vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, số lượng ứng viên được chọn đã được ban tuyển dụng lựa chọn trên cơ sở cân nhắc kỹ lưỡng và thấu đáo.

Một lần nữa, chúng tôi cảm ơn vì những ý kiến đóng góp của bạn với công ty. Chúng tôi rất mong muốn có thể giữ liên lạc với bạn trong tương lai vì chắc chắn công ty sẽ có nhu cầu tuyển dụng trở lại. Mọi thắc mắc, bạn có thể liên lạc qua bộ phận tuyển dụng thông qua số……

Chúc bạn thành công.

Trân trọng,

Ký tên”

Có thể bạn quan tâm: Mô Tả Công Việc Trưởng Phòng Nhân Sự Và Thông Tin Liên Quan

4. Một số mẫu thư từ chối khác

Bên cạnh 3 mẫu thư từ chối ứng viên cơ bản, thông dụng trên đây, bộ phận tuyển dụng cũng có thể tham khảo và sử dụng một số mẫu thư đơn giản nhưng tinh tế và khéo léo sau đây:

Mẫu thư 1

“Thân gửi….. (tên ứng viên),

Cảm ơn bạn đã quan tâm và gửi hồ sơ đến công ty….. với vị trí việc làm…….. Qua đánh giá hồ sơ/buổi phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy bạn có một số điểm chưa phù hợp với yêu cầu của công ty. Vì vậy, chúng tôi rất lấy làm tiếc thông báo rằng bạn chưa được chọn ở lần tuyển dụng này. Tuy nhiên chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và liên lạc trong thời gian tới khi có nhu cầu tuyển dụng mới, phù hợp hơn.

Hãy hiểu rằng, không phải bạn không có đủ năng lực, đơn giản chỉ là bạn chưa phù hợp với yêu cầu công việc cũng như văn hóa của công ty. Vậy nên bạn đừng buồn lòng mà hãy cố gắng, chắc chắn bạn sẽ tìm được công việc phù hợp với mình trong tương lai.

Chúc bạn sớm luôn giữ được nhiệt huyết và luôn thành công.

Trân trọng,

Ký tên”

Mẫu thư 2

“Gửi…… (tên ứng viên),

Cảm ơn bạn vì đã tham gia ứng tuyển vị trí….. tại công ty….. Chúng tôi rất ấn tượng với những gì bạn đã thể hiện trong CV cũng như các vòng phỏng vấn. Chúng tôi đã thấy được năng lực, kinh nghiệm và những kỹ năng chuyên môn của bạn. Tuy nhiên, thật tiếc khi phải thông báo với bạn rằng, chúng tôi sẽ dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.

Vì những đóng góp của bạn với công ty nên chúng tôi xin phép giữ lại hồ sơ và sẽ liên lạc lại với bạn khi có công việc phù hợp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên lạc với chúng tôi qua….. (số điện thoại).

Chúc bạn luôn thành công!

Trân trọng,

Ký tên”

Một số lưu ý khi từ chối ứng viên HR cần biết

Thư mời phỏng vấn hay thư từ chối nhận việc đều có ý nghĩa quan trọng với những ai đang đi xin việc. Vì vậy bạn cần chú ý và đừng bỏ qua việc làm tưởng chừng như đơn giản và không cần thiết này.

Một số vấn đề bạn cần lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên bao gồm:

• Luôn lịch sự

Không trúng tuyển vào công ty mình mong muốn thường khiến ứng viên chán nản, thất vọng. Lúc này, nhà tuyển dụng cần lịch sự, nhẹ nhàng và cẩn thận trong từng câu chữ, lời nói để không làm tổn thương cũng như chạm đến cái tôi của ứng viên.

• Không im lặng

Ứng viên cần được biết mình có được chọn hay không để chuẩn bị tinh thần. Nếu như không trúng tuyển, họ sẽ tiếp tục đi tìm những công việc khác. Vậy nên bạn hãy để lại ấn tượng trong lòng họ bằng cách gửi thư từ chối lịch sự, rõ ràng, tránh để họ chờ đợi.

Với những công ty không có văn hóa gửi thư từ chối thì trong buổi phỏng vấn, hãy thông báo với ứng viên rằng sau bao nhiêu ngày nếu không nhận được email trúng tuyển thì hãy tự hiểu là mình không được chọn.

• Không gọi điện từ chối

Khi bạn gọi điện cho ứng viên, rất có thể họ đang ở cùng bạn bè, gia đình. Việc nhận được lời từ chối trong hoàn cảnh như vậy sẽ khiến họ  chán nản và khó chịu. Ứng viên cũng sẽ khó xử hơn sau cuộc điện thoại ngắn ngủi từ bạn. Vậy nên trừ trường hợp bất đắc dĩ, nếu không bạn không nên gọi điện để từ chối ứng viên.

• Không từ chối ngay sau buổi phỏng vấn

Nếu từ chối ngay khi ứng viên mới phỏng vấn xong hoặc trực tiếp tại buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gây ra ác cảm không nhỏ với ứng viên. Điều này sẽ khiến ứng viên không muốn giới thiệu người quen vào công ty bạn. Thậm chí, nhiều ứng viên sẽ chia sẻ những thông tin, quan điểm không tốt về công ty lên mạng xã hội.

Thông tin hữu ích: Rủi Ro Tài Chính Là Gì? Các Loại Rủi Ro Và Cách Phòng Ngừa Hiệu Quả

Thư từ chối ứng viên có ý nghĩa rất quan trọng đối với công ty cũng như những ứng viên đang đi tìm việc. Vậy nên bạn hãy chú trọng vào nó, thể hiện sự chuyên nghiệp để tăng hình ảnh của công ty đối với ứng viên. Hy vọng những mẫu thư trên đây sẽ giúp bạn biết cách viết và gửi thư từ chối khéo léo và thuyết phục đến những người không được chọn.