Từ khi ra đời, công nghệ OCR đã giúp nhiều doanh nghiệp thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, tối ưu nguồn nhân lực để tiết kiệm chi phí vận hành. Vậy OCR là gì và có vai trò như thế nào đối với các hoạt động kinh doanh? Hãy cùng tìm hiểu rõ thông tin này trong bài viết ngay sau đây.

Tìm hiểu OCR là gì?

OCR là cụm từ viết tắt của Optical Character Recognition, dịch sang tiếng Việt nghĩa là nhận dạng ký tự quang học. Hiểu một cách đơn giản nhất, OCR là công nghệ nhận dạng văn bản thông qua hình ảnh có chứa ký tự, chữ viết tay hoặc chữ đánh máy,…

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR xuất hiện phổ biến vào đầu những năm 1990 khi nhiều người muốn số hóa các tờ báo lịch sử. Hiện nay, OCR được ứng dụng rộng rãi hơn trong lĩnh vực chuyển file scan, file PDF sang file Word.

Xem thêm: Cách Khôi Phục File Đã Xóa Nhanh Chóng, Hiệu Quả Bạn Nên Biết

Cơ chế hoạt động của OCR

OCR có khả năng chuyển đổi văn bản trên giấy thành dạng file word nhanh chóng. Nhờ đó mà người dùng có thể lưu trữ và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn bao giờ hết.

Cơ chế hoạt động của OCR là phân tích vùng sáng – tối của hình ảnh. Cụ thể, công nghệ này tự động xác định vùng sáng là nền còn vùng tối chính là ký tự viết sau đó tiến hành chuyển đổi văn bản trong hình thành văn bản kỹ thuật số.

Công nghệ OCR hoạt động tuần tự theo các bước sau:

Bước 1 – Thu nhận hình ảnh: Máy quét hình ảnh được thu nhận để đọc và chuyển đổi chúng thành dữ liệu nhị phân. Lúc này, phần mềm OCR sẽ phân tích hình ảnh vừa quét và phân loại vùng sáng là nền và vùng tối là văn bản.

Bước 2 – Tiền xử lý: Phần mềm OCR tiến hành lọc nhiễu, giúp hệ thống phân tích hình ảnh chính xác hơn. Bước này có thể bao gồm các công đoạn: Căn chỉnh hình, khử nhiễu đốm, làm sạch đường viền khung và đường thẳng có trong ảnh, nhận dạng chữ viết.

Tham khảo: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File Pdf Hiệu Quả Bạn Nên Biết

Bước 3 – Nhận dạng văn bản bằng 2 cách:

• So khớp mẫu: Tách biệt từng ký tự (hình dạng chữ) có trong hình ảnh và so sánh với một hình dạng chữ tương tự đã được hệ thống lưu trữ.
• Trích xuất đặc điểm: Phân tách từng ký tự theo từng đặc điểm, chẳng hạn như nét thẳng, nét vòng khép kín, hướng nét hay giao điểm nét. Cuối cùng, kết quả thu được đem so sánh với các hình dạng chữ đã được lưu trữ để nhận dạng chính xác.

Bước 4 – Hậu xử lý: Sau khi phân tích, hệ thống OCR sẽ chuyển đổi dữ liệu văn bản đã được trích xuất trước đó thành tệp trên máy tính.

Ưu, nhược điểm của OCR

Không phải ngẫu nhiên mà OCR ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Những ưu điểm vượt trội mà phần mềm này sở hữu bao gồm:

• Cho phép người dùng chuyển đổi các tài liệu trên giấy sang file mềm trong máy tính để tạo thành một kho lưu trữ thông tin. Từ đó họ có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin theo từ khóa.
• Cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động cho người làm công việc văn phòng. Giúp họ tiết kiệm tối đa thời gian, cập nhập dữ liệu nhanh với độ chính xác cao.
• OCR có khả năng quét và đọc các từ hiển thị trên màn hình, hỗ trợ người khiếm thị hiểu văn bản một cách hiệu quả.

Bên cạnh những ưu điểm trên, phần mềm OCR cũng tồn tại một số hạn chế chưa thể khắc phục như sau:

• Khả năng nhận và chuyển hình ảnh chứa text thành văn bản của OCR chỉ chính xác khoảng 80 – 90%.
• Thông thường, những hình ảnh có màu nền và màu chữ khá tương đồng, OCR sẽ gặp nhiều khó khăn trong nhận dạng.
• Công nghệ OCR lại chưa thể nhận dạng tất cả các loại ngôn ngữ.

Đừng bỏ lỡ: Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Bằng Filter Cực Nhanh Và Hiệu Quả

Một số ứng dụng của OCR

Hiện nay, phần mềm OCR đang được ứng dụng rộng rãi trong 3 lĩnh vực chính là ngân hàng, chăm sóc sức khỏe và kho vận.

• Ngân hàng: Ngành ngân hàng đã và đang sử dụng phần mềm OCR để xử lý, xác minh thủ tục giấy tờ cho vay, séc tiền gửi cùng nhiều giao dịch tài chính khác. Đây là việc làm quan trọng giúp ngăn chặn các hành động gian lận và tăng cường bảo mật cho giao dịch.
• Chăm sóc sức khỏe: Ngành chăm sóc sức khỏe sử dụng phần mềm OCR để xử lý hồ sơ bệnh nhân trong quá trình điều trị, xét nghiệm và thanh toán bảo hiểm. Nhờ đó mà các thao tác làm việc thủ công được tối ưu, giúp giảm thiểu tối đa nguồn nhân lực.
• Kho vận: Với phần mềm OCR, các công ty kho vận có thể dõi nhãn gói hàng, hóa đơn, biên lai và các tài liệu khác một cách nhanh chóng, chính xác.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đọc đã có lời giải đáp cho thắc mắc OCR là gì. Đây là một phần mềm chuyển đổi hình ảnh chứa text thành văn bản chuyên nghiệp. Dễ dàng nhận thấy, khi sử dụng OCR, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm nguồn nhân lực một cách tối đa.